We digitalize your business
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Die Gründe sind vielfältig: Der bisherige Anbieter reagiert zu langsam, die Qualität der Betreuung hat nachgelassen, die Preise sind gestiegen, der Betrieb hat sich verändert und der Dienstleister passt nicht mehr zum aktuellen Bedarf. Manchmal ist der Wechsel auch unfreiwillig, weil der bisherige Anbieter das Geschäft aufgibt oder sich aus einem Gebiet zurückzieht.
Was viele Betriebe erst beim Wechsel merken: Sie wissen nicht, was der bisherige IT-Dienstleister für sie eingerichtet hat. Zugänge, Passwörter, Konfigurationen, Lizenzschlüssel, Wartungsverträge: Vieles davon liegt beim Dienstleister, und ohne eine sorgfältige Übergabe kann ein Wechsel zur mühsamen Rekonstruktion werden.
Der wichtigste Grundsatz: nie gleichzeitig wechseln und Streit anfangen. Solange der bisherige Dienstleister noch tätig ist, ist eine faire und konstruktive Kommunikation im Interesse des Betriebs. Was man braucht, um nach dem Wechsel handlungsfähig zu sein:
Alle Zugangsdaten und Passwörter für Systeme, die der Dienstleister eingerichtet hat. Dazu gehören Administrator-Zugänge zu Routern, Servern, Cloud-Diensten, E-Mail-Systemen und allen anderen Systemen, die im Betrieb genutzt werden. Wer diese Daten nicht kennt, kann seine eigene IT nicht selbst verwalten oder einem neuen Dienstleister übergeben.
Dokumentation der eingerichteten Systeme. Was wurde konfiguriert? Welche IP-Adressen werden genutzt? Wie ist das Netzwerk aufgebaut? Welche Softwarelizenzen gibt es, und auf welchen Namen und welche E-Mail-Adresse sind sie registriert?
Lizenzen und Lizenzschlüssel. Softwarelizenzen, die der bisherige Dienstleister verwaltet, gehören dem Betrieb, nicht dem Dienstleister. Bei Abonnementdiensten sollte geprüft werden, ob diese auf der E-Mail-Adresse des Dienstleisters registriert sind, was zu Problemen führen kann.
Laufende Wartungsverträge und deren Laufzeiten. Wer einen Wartungsvertrag für Hardware hat, muss wissen, wann dieser endet und was er enthält.
Es gibt Situationen, in denen ein ausscheidender IT-Dienstleister nicht vollständig kooperiert, sei es aus Verärgerung, aus geschäftlichem Kalkül oder weil er der Meinung ist, dass bestimmte Konfigurationen sein geistiges Eigentum sind.
Grundsätzlich gilt: Die IT-Systeme des Betriebs und die dazugehörigen Zugangsdaten gehören dem Betrieb. Das gilt unabhängig davon, wer die Systeme eingerichtet hat. Wenn ein Dienstleister Zugangsdaten zurückhält, ist das ein Problem, das rechtlich gelöst werden kann, aber in der Praxis Zeit und Aufwand kostet.
Deshalb ist es sinnvoll, als laufende Praxis darauf zu achten, dass man jederzeit Zugriff auf die eigenen Systeme hat, und nicht vollständig von einem Dienstleister abhängig zu sein. Das bedeutet nicht, misstrauisch zu sein, sondern vorausschauend.
Eine sorgfältige Bestandsaufnahme: Ein seriöser neuer Dienstleister beginnt damit zu verstehen, was vorhanden ist, bevor er etwas verändert. Wer ohne Bestandsaufnahme sofort Dinge "optimiert", schafft oft neue Probleme.
Klare Kommunikation über die Übergangsphase: Welche Systeme werden wann übergeben? Gibt es eine Parallelphase, in der beide Dienstleister kurzzeitig tätig sind? Wie werden Mitarbeiter informiert?
Dokumentation als Standardleistung: Ein Dienstleister, der seine Arbeit sorgfältig dokumentiert, ermöglicht dem Betrieb jederzeit einen Wechsel oder eine Eigenleistung ohne Informationsverlust. Das ist ein Merkmal seriöser Arbeit, kein Zugeständnis.
Domain und Hosting: Wenn die Unternehmens-Domain oder das Webhosting beim bisherigen Dienstleister oder auf dessen Account liegt, muss das übertragen werden. Domains lassen sich umschreiben und ummelden, aber das braucht Zeit und muss koordiniert werden.
E-Mail-Archiv: Wenn E-Mails auf einem Server beim bisherigen Dienstleister liegen, müssen diese vor dem Wechsel gesichert und migriert werden. Wer das vergisst, verliert möglicherweise die E-Mail-Geschichte des Betriebs.
Laufende Backups: Während der Übergangsphase muss sichergestellt sein, dass Backups weiterhin laufen. In der Hektik eines Wechsels passiert es, dass Backup-Prozesse unterbrochen werden und niemand es bemerkt.
Mitarbeiterinformation: Ein Wechsel des IT-Dienstleisters bedeutet, dass sich Ansprechpartner und möglicherweise auch Prozesse ändern. Mitarbeiter sollten rechtzeitig informiert werden, an wen sie sich bei Problemen wenden.
Wenn wir einen Betrieb übernehmen, fangen wir immer mit einer vollständigen Bestandsaufnahme an. Dabei entdecken wir regelmäßig Systeme, von denen der Betrieb selbst nichts wusste, Zugänge, die niemand kannte, und Konfigurationen, die nie dokumentiert wurden. Eine strukturierte Übergabe ist der Startpunkt für eine gute Zusammenarbeit. Mehr zu unserem Angebot: Externe IT-Betreuung für KMU.
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