We digitalize your business
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Wenn Unternehmen bei uns anfragen, kommt die Kostenfrage meistens als Zweites – direkt nach "Können Sie uns überhaupt helfen?". Das ist verständlich. IT-Dienstleister sind für viele kleine Betriebe eine Blackbox: unklar, was man bekommt, und noch unklarer, was es kostet.
Also: Was kostet es?
Wir bekommen diese Frage regelmäßig. Und wir könnten einfach eine Zahl nennen, diese wäre aber nicht ehrlich.
Zwei Beispiele aus unserer Region: Ein Elektriker aus Gerolstein mit sieben Leuten. Drei Laptops, ein Drucker, alles läuft über Microsoft 365. Die IT macht keine Probleme, er braucht nur ab und zu jemanden, der einspringt wenn etwas nicht funktioniert.
Dann ein Steuerberater aus Daun mit acht Mitarbeitern. Eigener Server, ein Backupsystem das seit zwei Jahren nicht mehr geprüft wurde, fünf verschiedene Softwarelizenzen und ein Vorgänger-Dienstleister, der "es irgendwie laufen gelassen hat". Hier beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme und die monatliche Betreuung liegt am Ende deutlich höher als für den Elektriker.
Gleiche Mitarbeiterzahl, sehr unterschiedliche Situation und damit auch sehr unterschiedliche Kosten pro Arbeitsplatz.
Das Wichtigste ist der Zustand der bestehenden IT und nicht, wie viele Leute im Betrieb arbeiten. Eine Infrastruktur, die über Jahre gewachsen ist und "irgendwie läuft", ist aufwendiger zu betreuen als eine, die sauber dokumentiert und aktuell ist. Der Mehraufwand für die erste Bereinigung fließt in den Preis ein, ob der Dienstleister das sagt oder nicht.
Danach kommen Reaktionszeiten: Zwei-Stunden-Garantie vor Ort kostet mehr als "wir melden uns am nächsten Werktag". Für die meisten kleinen Betriebe ist der Mittelweg das Richtige: Fernzugriff sofort, vor Ort wenn nötig. Dann Monitoring: Wollen Sie, dass wir ein Problem bemerken bevor Sie es tun? Und schließlich der Umfang: reiner Helpdesk wenn es brennt, oder vollständiges Managed Service mit Updates, Backups und Sicherheitsmanagement inklusive.
Es gibt die Möglichkeit über Stundensätze nach Aufwand abzurechnen oder über Pauschalen zu arbeiten. Für Betreuungsverträge sind Monatspauschalen günstiger, weil der Planungsaufwand auf beiden Seiten sinkt.
Ein seriöser IT-Dienstleister benennt klar, was im Vertrag enthalten ist. Typisch sind: Helpdesk für die Mitarbeiter per Telefon und Fernzugriff, regelmäßige Updates und Sicherheitspatches, Monitoring der Systeme, Backup-Überprüfung und eine definierte Reaktionszeit.
Was oft extra kostet: Hardware-Beschaffung, größere Projekte wie Server-Migrationen, neue Software-Einführungen oder Vor-Ort-Termine über ein bestimmtes Kontingent hinaus. Das sollte im Vertrag sauber getrennt sein. Wer das nicht klar geregelt sieht, sollte nachfragen, bevor er unterschreibt.
Eine Teilzeitkraft, die sich nebenbei um IT kümmert, kostet mit Lohnnebenkosten 25.000 bis 35.000 Euro im Jahr. Für diesen Preis bekommt man jedoch niemanden, der alles Wichtige abdeckt. Eine vollwertige IT-Stelle liegt realistisch bei 75.000 bis 100.000 Euro. Und selbst dann: Urlaub, Krankheit, und eine Person kann nicht alles alleine leisten.
Externe IT-Betreuung liegt deutlich darunter. Nicht weil wir billiger arbeiten, sondern weil wir mehrere Kunden betreuen und deshalb nicht ausschließlich für einen einzelnen Betrieb da sein müssen.
Wer zwei Arbeitsplätze hat, ausschließlich mit Cloud-Diensten arbeitet und IT-Probleme alle paar Monate auftreten, braucht keinen Betreuungsvertrag. Stundenbasis reicht, und das sagen wir auch so.
Monatliche Verträge fangen bei uns ab fünf Arbeitsplätzen an zu rechnen. Kleinere Betriebe betreuen wir auf Stundenbasis oder für konkrete Projekte wie Netzwerkerneuerung, Einführung neuer Software oder Server-Migration.
Ein niedriger Preis klingt attraktiv, sagt aber wenig über die Qualität der Betreuung aus. Wichtiger ist: Gibt es einen festen Ansprechpartner, der den Betrieb kennt? Wie schnell wird auf Störungen reagiert? Ist klar geregelt, was im Vertrag enthalten ist und was extra kostet? Und: Wie wird die Übergabe gehandhabt, wenn man den Dienstleister wechseln möchte?
Wer hier keine klaren Antworten bekommt, sollte vorsichtig sein. Eine gut dokumentierte IT ist auch im Fall eines Dienstleisterwechsels ein Zeichen dafür, dass der Anbieter keine künstlichen Abhängigkeiten schafft.
Der Vergleich funktioniert auch anders herum. Was kostet es, wenn IT-Probleme ungeklärt bleiben? Ein ausgefallener Rechner, der zwei Tage im Betrieb steht, weil niemand erreichbar ist. Ein Backup, das seit Monaten nicht mehr funktioniert und das erst beim Datenverlust auffällt. Eine Sicherheitslücke, die niemand bemerkt, bis Kundendaten abfließen.
Diese Kosten tauchen in keiner Kalkulation auf, weil sie erst entstehen, wenn etwas schiefläuft. Aber sie sind real, und sie sind oft deutlich höher als der Betreuungsvertrag, der sie verhindert hätte.
Wir schauen uns Ihre IT-Umgebung an, bevor wir ein Angebot schreiben. Das kostet nichts und verpflichtet zu nichts. Am Ende wissen Sie, was bei Ihnen zu tun wäre und was das realistisch kostet. Wenn wir nicht die Richtigen für Sie sind, sagen wir das auch. Mehr zu unserem Angebot: Externe IT-Betreuung für KMU.
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