Was kostet externe IT-Betreuung? Ein ehrlicher Überblick für kleine Unternehmen

Veröffentlicht am 09.05.2026

Wenn Unternehmen bei uns anfragen, kommt die Kostenfrage meistens als Zweites – direkt nach "Können Sie uns überhaupt helfen?". Das ist verständlich. IT-Dienstleister sind für viele kleine Betriebe eine Blackbox: unklar, was man bekommt, und noch unklarer, was es kostet.

Also: Was kostet es?

Es gibt keinen einheitlichen Preis – und das ist kein Ausweichen

Wir bekommen diese Frage regelmäßig. Und wir könnten einfach eine Zahl nennen, diese wäre aber nicht ehrlich.

Zwei Beispiele aus unserer Region: Ein Elektriker aus Gerolstein mit sieben Leuten. Drei Laptops, ein Drucker, alles läuft über Microsoft 365. Die IT macht keine Probleme, er braucht nur ab und zu jemanden, der einspringt wenn etwas nicht funktioniert.

Dann ein Steuerberater aus Daun mit acht Mitarbeitern. Eigener Server mit DATEV, ein Backupsystem das seit zwei Jahren nicht mehr geprüft wurde, fünf verschiedene Softwarelizenzen und ein Vorgänger-Dienstleister, der "es irgendwie laufen gelassen hat". Hier beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme und die monatliche Betreuung liegt am Ende bei deutlich höher pro Monat als für den Elektriker im vorherigen Beispiel.

Gleiche Mitarbeiterzahl, sehr unterschiedliche Situation und damit auch sehr unterschiedliche Kosten pro Arbeitsplatz.

Was den Preis wirklich bestimmt

Das Wichtigste ist der Zustand der bestehenden IT und nicht, wie viele Leute im Betrieb arbeiten. Eine Infrastruktur, die über Jahre gewachsen ist und "irgendwie läuft", ist aufwendiger zu betreuen als eine, die sauber dokumentiert und aktuell ist. Der Mehraufwand für die erste Bereinigung fließt in den Preis ein, ob der Dienstleister das sagt oder nicht.

Danach kommen Reaktionszeiten: Zwei-Stunden-Garantie vor Ort kostet mehr als "wir melden uns am nächsten Werktag". Für die meisten kleinen Betriebe ist der Mittelweg das Richtige. Zum Beispiel: Fernzugriff sofort, vor Ort wenn nötig. Dann Monitoring: Wollen Sie, dass wir ein Problem bemerken bevor Sie es tun? Und schließlich der Umfang: reiner Helpdesk, wenn es brennt oder vollständiges Managed Service mit Updates, Backups und Sicherheitsmanagement inklusive.

Es gibt die Möglichkeit über Stundensätze nach Aufwand abzurechnen, oder über Pauschalen zu arbeiten. Für Betreuungsverträge sind hierbei Monatspauschalen günstiger, weil der Planungsaufwand auf beiden Seiten sinkt.

Der Vergleich, den viele nicht durchrechnen

Eine Teilzeitkraft, die sich nebenbei um IT kümmert, kostet mit Lohnnebenkosten 25.000 bis 35.000 Euro im Jahr. Für diesen Preis bekommt man jedoch niemanden, der alles Wichtige abdeckt. Eine vollwertige IT-Stelle liegt realistisch bei 75.000 bis 100.000 Euro – und selbst dann: Urlaub, Krankheit, und eine Person kann nicht alles alleine leisten.

Externe IT-Betreuung liegt deutlich darunter. Nicht weil wir billiger arbeiten, sondern weil wir mehrere Kunden betreuen und deshalb nicht ausschließlich für einen einzelnen Betrieb da sein müssen.

Wann es sich nicht lohnt

Wer zwei Arbeitsplätze hat, ausschließlich mit Cloud-Diensten arbeitet und IT-Probleme alle paar Monate auftreten, braucht keinen Betreuungsvertrag. Stundenbasis reicht, und das sagen wir auch so.

Monatliche Verträge fangen bei uns ab fünf Arbeitsplätzen an zu rechnen. Kleinere Betriebe betreuen wir auf Stundenbasis oder für konkrete Projekte wie Netzwerkerneuerung, Microsoft-365-Einführung, Server-Migration.

Bevor wir eine Zahl nennen

Wir schauen uns Ihre IT-Umgebung an, bevor wir ein Angebot schreiben. Das kostet nichts und verpflichtet zu nichts. Am Ende wissen Sie, was bei Ihnen zu tun wäre und was das realistisch kostet. Wenn wir nicht die Richtigen für Sie sind, sagen wir das auch.

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