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Für viele Betriebe ist Microsoft Teams inzwischen das tägliche Kommunikationswerkzeug: Chat, Videokonferenzen, Dateiablage, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten. Weniger bekannt ist, dass Teams auch als vollwertige Telefonanlage funktionieren kann, mit klassischen Rufnummern, eingehenden und ausgehenden Anrufen über das öffentliche Telefonnetz.
Das klingt attraktiv: ein einziges System für interne Kommunikation und externe Telefonie, auf dem Rechner, dem Tablet und dem Smartphone. Ob das für einen bestimmten Betrieb sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab.
Teams selbst ist eine Plattform für Kommunikation. Um darüber auch externe Anrufe in das öffentliche Telefonnetz tätigen und empfangen zu können, braucht man eine Verbindung zum Telefonnetz. Diese Verbindung kann auf zwei Wegen hergestellt werden.
Der erste Weg ist ein Telefonplan direkt von Microsoft. Dabei kauft man Telefonminuten und Rufnummern direkt bei Microsoft, ohne eigenen Telefonanbieter. Das ist einfach in der Einrichtung, aber in Deutschland derzeit in der Verfügbarkeit noch eingeschränkter als in anderen Ländern und vergleichsweise teuer.
Der zweite Weg ist das sogenannte Direct Routing. Dabei verbindet man Teams über einen zertifizierten Telefoniedienst, auch Session Border Controller genannt, mit einem klassischen Telefonanbieter. Dieser Weg ist flexibler, ermöglicht die Nutzung bestehender Rufnummern und ist in der Regel günstiger im laufenden Betrieb. Er ist aber in der Einrichtung aufwendiger.
Eingehende und ausgehende Anrufe über klassische Rufnummern, Anrufwarteschlangen und automatische Weiterleitungen, Voicemail, Anrufaufzeichnung, Anrufstatistiken und Berichte: Das alles ist möglich. Für viele Funktionen, die klassische Telefonanlagen liefern, hat Teams eine Entsprechung.
Dazu kommen die Vorteile der Plattformintegration: Wer einen eingehenden Anruf erhält, sieht direkt die zugehörigen Chat-Nachrichten und Dateien, wenn der Anrufer bereits im System bekannt ist. Und wer unterwegs ist, ist über das Smartphone mit derselben Nummer erreichbar wie im Büro.
Zunächst: eine geeignete Microsoft-365-Lizenz, die die Telefoniesonderfunktionen enthält. Nicht jede Lizenz bringt das mit, und wer eine Lizenz ohne diese Funktion hat, muss entweder upgraden oder eine Zusatzlizenz kaufen.
Dann: entweder den Microsoft-Telefonplan oder eine Direct-Routing-Konfiguration mit einem Telefoniedienst-Partner.
Und schließlich: Endgeräte. Das können klassische IP-Telefone sein, die Teams unterstützen, aber auch Headsets, die am Rechner oder Smartphone angeschlossen werden, reichen für die meisten Anwendungsfälle.
Teams-Telefonie ist keine einfache Plug-and-Play-Lösung für jede Situation. Die Konfiguration, gerade bei Direct Routing, erfordert technisches Wissen. Fehler bei der Einrichtung können dazu führen, dass Notrufe nicht korrekt funktionieren, Anrufweiterleitungen versagen oder die Sprachqualität leidet.
Außerdem gilt die grundsätzliche Abhängigkeit von der Internetverbindung, die für alle VoIP-Lösungen gilt: Wenn das Internet ausfällt, ist auch die Telefonie weg. In Regionen mit weniger stabiler Internetversorgung ist das ein Argument dafür, zumindest ein Mobiltelefon als Fallback einzuplanen.
Und: Teams ist eine komplexe Plattform. Wer Teams bisher hauptsächlich für Videokonferenzen genutzt hat und plötzlich die gesamte Telefonie darüber abwickeln will, braucht Zeit für die Einarbeitung und klare interne Prozesse.
Betriebe, die bereits Microsoft 365 aktiv nutzen, profitieren am meisten von der Integration. Wer ohnehin täglich in Teams arbeitet, empfindet den Wechsel zur Teams-Telefonie als natürliche Erweiterung, nicht als zusätzliche Anwendung.
Für Betriebe mit mehreren Standorten oder vielen Homeoffice-Mitarbeitern ist die standortunabhängige Erreichbarkeit unter derselben Nummer ein konkreter Vorteil, der klassische Anlagen nicht bieten.
Weniger geeignet ist die Lösung für Betriebe, die Teams bisher kaum nutzen und sich nicht mit der Plattform vertraut machen wollen, oder für Betriebe mit sehr schlechter Internetverbindung, die keine stabile Sprachübertragung ermöglicht.
In vielen Fällen ist eine schrittweise Umstellung sinnvoller als ein vollständiger Wechsel auf einmal. Wer eine bestehende Telefonanlage hat, die noch gut funktioniert, kann Teams-Telefonie für bestimmte Benutzergruppen einführen, etwa für Mitarbeiter im Homeoffice oder für ein neues Team, während die alte Anlage für die übrigen Bereiche weiterläuft. So lässt sich Erfahrung sammeln, ohne das gesamte System auf einmal umzustellen.
Teams-Telefonie ist ein Thema, das wir in Gesprächen zunehmend häufiger ansprechen, gerade wenn Betriebe ohnehin über einen Wechsel ihrer Telefonanlage nachdenken. Ob es die richtige Lösung ist, hängt von der bestehenden Infrastruktur, den Anforderungen und dem vorhandenen Microsoft-365-Plan ab. Mehr zu unserem Angebot: Hard- und Software für Unternehmen.
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