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In vielen kleinen Büros gibt es einen Rechner, auf dem alle Dateien liegen: Angebote, Rechnungen, Kundendaten, Vorlagen. Die anderen Mitarbeiter greifen per Netzwerkfreigabe darauf zu, also über einen "gemeinsamen Ordner" im Windows-Explorer. Das funktioniert, solange dieser Rechner an ist und niemand eine große Datei bearbeitet, die dann für alle anderen blockiert ist.
Wenn dieser Rechner ausfällt oder in die Reparatur muss, kann niemand mehr auf die Daten zugreifen. Wenn die Festplatte defekt ist, sind die Daten weg, sofern kein Backup vorhanden ist. Und mit wachsendem Team stößt das Modell schnell an seine Grenzen.
Ein NAS steht für Network Attached Storage, auf Deutsch ein netzwerkgebundener Speicher. Es handelt sich um ein eigenständiges Gerät, das ausschließlich dafür gedacht ist, Dateien zu speichern und im Netzwerk bereitzustellen. Es läuft rund um die Uhr, unabhängig davon, ob irgendein anderer Rechner im Büro eingeschaltet ist.
Ein NAS ist kein PC: Es hat keine Tastatur, keinen Monitor und wird in der Regel über eine Browseroberfläche eingerichtet und verwaltet. Es nimmt eine oder mehrere Festplatten auf und kann diese im sogenannten RAID-Verbund betreiben, sodass bei Ausfall einer einzelnen Festplatte keine Daten verloren gehen.
Das ist einer der häufigsten Missverständnisse rund um NAS-Systeme. RAID bedeutet, dass dieselben Daten auf mehreren Festplatten gespiegelt werden, sodass bei einem Festplattenausfall weitergearbeitet werden kann, ohne dass Daten verloren gehen. Es ist eine Maßnahme für Betriebskontinuität, kein Backup.
Was RAID nicht schützt: versehentlich gelöschte Dateien, versehentlich überschriebene Dokumente, Ransomware, die alle Daten verschlüsselt, oder Schäden durch Brand, Überspannung oder Diebstahl. Für all diese Szenarien braucht man ein echtes Backup, also eine separate Kopie der Daten, die nicht direkt mit dem NAS verbunden ist.
Ein NAS ist ein ausgezeichnetes primäres Backup-Ziel, aber es braucht selbst eine Datensicherung.
Die Frage ist weniger "entweder oder" als vielmehr "was wofür". Cloud-Speicher wie OneDrive, Google Drive oder andere Dienste sind für die meisten kleinen Betriebe eine sinnvolle Ergänzung, aber sie haben Grenzen.
Ein NAS im Büronetzwerk ist schnell. Dateien werden lokal gespeichert und stehen sofort zur Verfügung, auch wenn das Internet ausfällt. In der Eifel, wo die Internetverbindung in manchen Lagen nicht immer stabil ist, ist das ein relevanter Vorteil.
Cloud-Speicher ist ortsunabhängig verfügbar. Wer von mehreren Standorten oder im Homeoffice auf Daten zugreift, schätzt diese Eigenschaft. Die Kombination aus einem NAS für schnellen lokalen Zugriff und einer automatischen Cloud-Synchronisierung als Backup-Ebene ist für viele kleine Betriebe eine pragmatische Lösung.
Moderne NAS-Systeme bieten die Möglichkeit, auch von außen auf Daten zuzugreifen, etwa wenn man im Außendienst ist oder von zuhause arbeitet. Das sollte aber nur über einen gesicherten Kanal geschehen, entweder über ein VPN oder über die verschlüsselte Zugriffsfunktion des NAS-Herstellers.
Einen NAS-Zugriff direkt und ungeschützt ins Internet zu stellen ist eine schlechte Idee. Solche Geräte werden automatisiert von Angreifern gesucht und sind ohne zusätzlichen Schutz ein leichtes Ziel.
Für einen Einzelbetrieb, der hauptsächlich alleine arbeitet und ohnehin einen Cloud-Dienst nutzt, ist ein NAS oft nicht notwendig. Für Betriebe mit drei oder mehr Mitarbeitern, die gemeinsam auf Dateien zugreifen und dabei Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit brauchen, ist ein NAS fast immer die bessere Lösung als ein freigegebener Ordner auf einem normalen Rechner.
Ab etwa fünf Arbeitsplätzen und regelmäßigem gemeinsamen Dateizugriff zahlt sich die Investition in ein NAS gegenüber einem einzelnen freigegebenen Rechner in der Regel deutlich aus: weniger Ausfälle, bessere Kontrolle, einfacheres Backup-Management.
Nicht jedes NAS ist für den professionellen Einsatz geeignet. Geräte für den Heimbereich sind günstiger, aber weniger belastbar und mit weniger Funktionen für Unternehmenseinsatz ausgestattet. Wer ein NAS für den täglichen Bürobetrieb anschafft, sollte ein Gerät wählen, das für den kleinen Unternehmenseinsatz konzipiert ist.
Wichtig bei der Einrichtung: Zugriffsrechte sauber setzen. Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf alle Ordner. Eine durchdachte Ordnerstruktur mit klaren Rechten von Anfang an spart später viel Aufwand und verhindert, dass sensible Daten breiter zugänglich sind als nötig.
Wir treffen regelmäßig auf Betriebe, die ihre gesamten Daten auf einem alten Büro-PC speichern, ohne Backup, ohne Zugriffsrechte, ohne Monitoring. Oft ist dieses Gerät schon deutlich zu alt für seinen Einsatzzweck. Ein kleines NAS, richtig eingerichtet, löst das Problem dauerhaft. Mehr zu unserem Angebot: Hard- und Software für Unternehmen.
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