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Microsoft 365 ist für viele kleine Unternehmen der Dreh- und Angelpunkt der digitalen Infrastruktur: E-Mail, Dateiablage, Videokonferenzen, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen. Das alles steckt in einem Abonnement, das monatlich oder jährlich abgerechnet wird.
Aber Microsoft 365 ist nicht gleich Microsoft 365. Es gibt verschiedene Pläne, die sich erheblich in Funktionsumfang und Preis unterscheiden. Wer zu wenig kauft, kommt nicht an bestimmte Funktionen heran. Wer zu viel kauft, zahlt für Dinge, die er nie nutzt. Und wer bei der Einrichtung Fehler macht, bemerkt das manchmal erst, wenn etwas schiefläuft.
E-Mail mit eigenem Domainnamen: Statt einer generischen Adresse hat jeder Mitarbeiter eine Adresse mit der Unternehmens-Domain. Das ist professioneller, sicherer und ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Postfächern. Exchange Online ist der E-Mail-Dienst innerhalb von Microsoft 365.
Dateispeicher und Zusammenarbeit: OneDrive bietet pro Nutzer einen Cloud-Speicherbereich, SharePoint ermöglicht gemeinsame Dateibereiche für Teams. Die Abgrenzung zwischen den beiden ist nicht immer intuitiv, aber das Grundprinzip ist: OneDrive für persönliche Arbeitsdateien, SharePoint für gemeinsam genutzte Inhalte.
Teams: Die Videokonferenz- und Chat-Plattform ist in vielen Plänen enthalten und ersetzt für viele Betriebe separate Lösungen für interne Kommunikation. Teams kann auch als Telefonanlage genutzt werden, dazu aber mehr in einem separaten Artikel.
Office-Anwendungen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook sind in bestimmten Plänen als Desktop-Version enthalten, in anderen nur als Webanwendung. Wer regelmäßig komplexe Dokumente bearbeitet, sollte darauf achten, einen Plan mit Desktop-Anwendungen zu wählen.
Ohne auf konkrete Produktnamen einzugehen: Die Pläne lassen sich grob in drei Ebenen einteilen.
Die Grundpläne enthalten E-Mail, Cloud-Speicher und Teams, aber nur die Webanwendungen von Word, Excel und Co. Sie sind günstig, reichen aber nicht für Nutzer, die täglich intensiv mit Office-Anwendungen arbeiten.
Die mittleren Pläne fügen die Desktop-Anwendungen hinzu und erhöhen den Speicherplatz. Das ist der Bereich, den die meisten kleinen Unternehmen wählen sollten.
Die Businesspläne mit erweiterter Sicherheit und Verwaltung sind für Betriebe, die mehr Kontrolle über Geräte, Daten und Compliance benötigen. Darin stecken Werkzeuge für Geräteverwaltung, erweiterten Bedrohungsschutz und Informationsschutz. Für Betriebe mit höheren Sicherheitsanforderungen lohnt sich dieser Aufpreis.
Zu wenige Lizenzen kaufen: Manchmal wird eine Lizenz für das Unternehmen gekauft in der Annahme, dass alle Mitarbeiter diese teilen können. Das ist nicht möglich. Jeder Nutzer braucht eine eigene Lizenz.
Unterschiedliche Pläne nicht sauber trennen: Wenn ein Mitarbeiter einen Grundplan hat und ein anderer einen erweiterten Plan, kann es zu Situationen kommen, in denen bestimmte Funktionen für einige verfügbar sind und für andere nicht. Das führt zu Verwirrung und manchmal zu Sicherheitslücken, wenn Sicherheitsfunktionen nicht überall aktiv sind.
Ehemalige Mitarbeiter nicht abmelden: Jede aktive Lizenz kostet Geld, auch wenn niemand sie nutzt. Ausgeschiedene Mitarbeiter sollten zeitnah aus dem System entfernt und ihre Lizenzen deaktiviert werden. Vorher sollte das Postfach und die Dateien des Mitarbeiters gesichert und übergeben werden.
Standard-Sicherheitseinstellungen nicht konfigurieren: Microsoft 365 enthält eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die standardmäßig nicht alle aktiviert sind. Dazu gehört unter anderem die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Konten. Wer diese Einstellungen nicht aktiv konfiguriert, verschenkt einen Teil des Sicherheitspotenzials.
Für Betriebe in Deutschland ist relevant, wo die Daten gespeichert werden. Microsoft bietet für europäische Kunden Rechenzentrumsstandorte innerhalb der EU an. Das sollte bei der Einrichtung geprüft und dokumentiert werden, insbesondere wenn Kundendaten oder Mitarbeiterdaten in Microsoft 365 verarbeitet werden.
Außerdem: Microsoft ist als Auftragsverarbeiter einzustufen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das bedeutet, es braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag, den Microsoft als Teil der Nutzungsbedingungen anbietet, der aber oft nicht aktiv bestätigt wird.
Wer bisher mit lokal installierter Software und eigenem Mailserver gearbeitet hat, steht bei einer Umstellung vor einer Migrationsaufgabe. E-Mails, Kontakte, Kalender und Dateien müssen übertragen werden, ohne dass dabei Daten verloren gehen.
Das ist kein Selbstläufer. Gerade bei der E-Mail-Migration, bei der historische Postfächer und Ordnerstrukturen erhalten bleiben sollen, braucht es Planung. Eine Testmigration vorab, klare Kommunikation an die Mitarbeiter und ein Rollback-Plan für den Fall von Problemen sind die Grundlage für eine Umstellung ohne Überraschungen.
Microsoft 365 ist in vielen Betrieben unvollständig eingerichtet: Die E-Mail läuft, aber Teams wird kaum genutzt, SharePoint ist gar nicht konfiguriert, und die Sicherheitseinstellungen sind auf dem Stand der Installation vor drei Jahren. Wer herausfinden möchte, was in seiner Lizenz steckt und was davon sinnvoll einzusetzen wäre, kann das mit uns in einem Gespräch klären. Mehr zu unserem Angebot: IT-Beratung und Digitalisierung.
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