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Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten und andere Heilberufe arbeiten täglich mit Daten, die unter den höchsten Datenschutzanforderungen stehen: Diagnosen, Behandlungsverläufe, Medikationspläne, psychologische Befunde. Diese Daten sind nach der DSGVO besonders schützenswerte Kategorien, für die erhöhte Anforderungen gelten.
Gleichzeitig sind viele kleine Praxen IT-technisch ähnlich aufgestellt wie ein kleines Büro: ein oder zwei Praxisrechner, eine Praxisverwaltungssoftware, ein WLAN und irgendwo ein Drucker. Was dabei oft fehlt, ist das Bewusstsein, dass diese Konstellation spezifische Anforderungen mit sich bringt.
Gesundheitsdaten sind gemäß Artikel 9 der DSGVO besondere Kategorien personenbezogener Daten, die grundsätzlich nicht verarbeitet werden dürfen, außer unter klar definierten Ausnahmen. Für Arztpraxen und Therapeuten greift die Ausnahme der Gesundheitsversorgung, aber sie entbindet nicht von den sonstigen Pflichten.
Das bedeutet konkret: Alle Schutzmaßnahmen der DSGVO gelten, und bei besonders sensiblen Daten gelten sie mit noch größerem Gewicht. Datenschutz-Folgenabschätzungen können erforderlich sein, wenn systematisch besonders sensible Daten verarbeitet werden. Das Verarbeitungsverzeichnis muss die Gesundheitsdaten ausweisen. Und die technischen Schutzmaßnahmen müssen dem Risiko angemessen sein.
Patientendaten auf Praxisrechnern müssen verschlüsselt gespeichert werden. Das gilt sowohl für den lokalen Rechner als auch für portable Datenträger wie USB-Sticks oder externe Festplatten. Wenn ein Praxisrechner gestohlen wird oder verloren geht, darf niemand ohne weiteres auf die Patientendaten zugreifen können.
Festplattenverschlüsselung ist in modernen Betriebssystemen integriert und einfach zu aktivieren. Dass sie in vielen Praxen nicht aktiv ist, liegt oft daran, dass niemand danach gefragt hat und die Software es nicht automatisch einschaltet.
E-Mails mit Patientendaten: Normal-E-Mail ist für den Versand von Patientendaten nicht geeignet. Für die Kommunikation zwischen Heilberuflern gibt es spezifische, gesicherte Kommunikationswege. Was im Alltag manchmal aus Bequemlichkeit anders gehandhabt wird, ist ein Datenschutzverstoß.
In einer Praxis arbeiten oft mehrere Personen: Ärzte, Medizinische Fachangestellte, Reinigungspersonal, externe Abrechnungsdienstleister. Nicht alle brauchen Zugriff auf alle Daten.
Eine saubere Zugriffsstruktur bedeutet: Jede Person hat ein eigenes Konto mit nur den Rechten, die für ihre Tätigkeit nötig sind. Gemeinsam genutzte Accounts, bei denen fünf Personen dasselbe Passwort kennen, sind kein akzeptabler Zustand für eine Praxis, die Patientendaten verwaltet.
Wenn ein Mitarbeiter die Praxis verlässt, müssen seine Zugänge sofort deaktiviert werden. Nicht irgendwann, nicht nach dem nächsten Urlaub.
Der Verlust von Patientenakten wäre für eine Praxis eine Katastrophe, medizinisch, rechtlich und wirtschaftlich. Ein funktionierendes Backup ist deshalb keine optionale Maßnahme, sondern eine Grundvoraussetzung.
Die Anforderungen sind dieselben wie für andere Betriebe: regelmäßige Sicherungen, Aufbewahrung an einem vom Hauptsystem getrennten Ort, regelmäßige Tests ob die Wiederherstellung funktioniert. Für Praxen kommt hinzu, dass die Aufbewahrungspflichten für Patientenunterlagen gesetzlich geregelt sind und je nach Fachrichtung und Unterlagenart unterschiedlich lang sein können.
Die Praxisverwaltungssoftware ist das Herzstück der IT in einer Praxis. Sicherheitsupdates für diese Software sollten zügig eingespielt werden, weil Lücken in solchen Systemen ein direktes Risiko für Patientendaten darstellen. Wer seit Jahren auf derselben Version arbeitet und Updates aufgeschoben hat, sollte das überdenken.
Außerdem: Wenn die Praxisverwaltungssoftware veraltet ist und nicht mehr vom Hersteller unterstützt wird, ist das ein dringendes Signal für einen Wechsel. Nicht unterstützte Software erhält keine Sicherheitspatches und ist damit dauerhaft verwundbar.
Wenn in der Praxis ein WLAN für Patienten im Wartezimmer angeboten wird, muss dieses strikt vom Praxisnetzwerk getrennt sein. Ein Patient, der das Patienten-WLAN nutzt, darf keinen Zugriff auf das interne Netzwerk haben, über das die Praxisverwaltungssoftware läuft.
Das ist eine technische Maßnahme, die mit dem richtigen Router oder Access Point einfach umzusetzen ist, aber ohne aktives Zutun oft fehlt.
Praxen in Daun, Gerolstein, Mayen und der Umgebung, die wir kennenlernen, haben oft eine Konstellation, die organisch gewachsen ist: die Praxisverwaltungssoftware wurde eingerichtet, irgendwann ein Drucker hinzugefügt, dann ein zweiter Rechner. Die Sicherheitsmaßnahmen haben mit diesem Wachstum nicht Schritt gehalten. Das lässt sich ändern, oft mit überschaubarem Aufwand. Mehr zu unserem Angebot: Externe IT-Betreuung für KMU.
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