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Homeoffice ist für viele Betriebe inzwischen normale Praxis. Verwaltung, Buchhaltung, Kundenbetreuung: Vieles lässt sich von zuhause erledigen. Was dabei oft nicht mitgedacht wurde, ist die IT-Sicherheit. Das Heimnetzwerk eines Mitarbeiters ist selten so abgesichert wie ein Büronetzwerk, und das eröffnet Angreifern Möglichkeiten, die sie nutzen.
Das Problem dabei: Wenn etwas schiefgeht, betrifft es nicht nur den Heimrechner des Mitarbeiters, sondern möglicherweise alle Betriebsdaten, auf die er von zuhause aus zugegriffen hat.
Der Klassiker im Homeoffice-Bereich: Der Mitarbeiter nutzt seinen privaten Laptop, weil es keinen Firmenrechner gibt oder weil der eigene einfach bequemer ist. Das klingt pragmatisch, ist aber ein erhebliches Sicherheitsproblem.
Auf privaten Geräten läuft oft Software, die ein Unternehmen nie erlauben würde: ältere Betriebssystemversionen, Spiele, Browser-Erweiterungen unbekannter Herkunft. Es gibt keine Unternehmensrichtlinien für Updates, kein zentrales Virenschutzmanagement, und im Fall eines Vorfalls hat der Betrieb keinen Zugriff auf das Gerät, um zu verstehen was passiert ist.
Wer Homeoffice dauerhaft betreibt, sollte jedem Mitarbeiter ein Firmengerät zur Verfügung stellen. Das ist eine Investition, die sich im Vergleich zu den Folgekosten eines Sicherheitsvorfalls fast immer rechnet.
Wenn Mitarbeiter im Homeoffice auf Serverlaufwerke, Warenwirtschaftssysteme oder andere interne Ressourcen zugreifen müssen, geschieht das oft über eine direkte Verbindung ins Firmennetzwerk. Ohne Schutz bedeutet das, dass diese Zugänge direkt aus dem Internet erreichbar sind.
Ein VPN, also ein verschlüsselter Tunnel zwischen Heimnetzwerk und Büronetzwerk, löst dieses Problem. Der Mitarbeiter wählt sich ins VPN ein, und von da an verhält sich seine Verbindung so, als wäre er im Büro. Von außen ist der Zugriffspunkt nicht direkt sichtbar.
VPN-Lösungen gibt es für jeden Betrieb, von einfachen Routerfunktionen bis zu professionellen Unternehmenslösungen. Wichtig ist, dass der Zugang zum VPN selbst durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt ist. Ein VPN-Zugang mit Passwort allein ist deutlich angreifbarer als einer mit einem zweiten Faktor.
Häufige Praxis im Homeoffice: Dokumente werden per privater E-Mail oder über private Cloud-Dienste geteilt, weil das schnell und einfach geht. Das ist ein Datenschutzproblem und je nach Art der Daten ein DSGVO-Verstoß.
Kundendaten, Angebote, Verträge, Personaldaten: All das gehört nicht in private E-Mail-Postfächer oder private Cloud-Speicher. Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sind diese Daten unter Umständen nicht mehr zugänglich oder nicht mehr unter Kontrolle des Betriebs.
Die Lösung ist ein zentrales, vom Unternehmen betriebenes System für Dateifreigaben und Kommunikation. Ob das ein eigener Server ist, ein NAS im Büro mit Remote-Zugang oder ein Unternehmensspeicher in der Cloud, hängt von der Größe und den Anforderungen des Betriebs ab.
Ein einfaches aber oft vergessenes Detail: der Sperrbildschirm. Wer im Homeoffice arbeitet, sitzt vielleicht allein, aber Kinder, Mitbewohner oder Besucher können am Rechner vorbeikommen. Ein Bildschirm, der sich nach wenigen Minuten Inaktivität automatisch sperrt, ist eine Minimalanforderung.
Dasselbe gilt für Passwörter: Ein Firmenrechner im Homeoffice sollte immer mit einem starken, einzigartigen Passwort gesichert sein. Wer denselben Rechner mit mehreren Familienmitgliedern teilt, sollte getrennte Benutzerkonten einrichten, sodass der Arbeitsbereich nicht für alle zugänglich ist.
Das Heimnetzwerk des Mitarbeiters ist in der Regel nicht vom Betrieb kontrollierbar. Aber es gibt Mindestanforderungen, auf die man hinweisen kann.
Ein aktuelles WLAN-Passwort, kein WEP, mindestens WPA2 besser WPA3, schützt das Heimnetzwerk vor dem einfachsten Angriff aus der Nachbarschaft. Viele Router haben noch das voreingestellte Standardpasswort, das öffentlich bekannt ist.
Außerdem: Der Router sollte aktuelle Firmware haben. Veraltete Router-Software hat bekannte Sicherheitslücken, und wer seinen Router nie aktualisiert hat, nutzt möglicherweise ein Gerät, das seit Jahren nicht mehr gepatcht wurde.
Im Homeoffice fehlt der schnelle Blick zum Kollegen: "Ist diese E-Mail legitim?" Diese kurze soziale Kontrolle verhindert im Büroalltag manche Fehlentscheidung. Im Homeoffice entfällt sie.
Mitarbeiter im Homeoffice sind deshalb besonders anfällig für Phishing, gerade in Phasen mit hohem Arbeitsaufkommen oder Stress. Wer eine ungewöhnliche E-Mail mit einem Link oder Anhang bekommt, sollte im Zweifel kurz anrufen, bevor er klickt.
Für Überweisungen oder andere finanzielle Transaktionen sollte grundsätzlich gelten: Telefonische Bestätigung, immer. Egal wie dringend die E-Mail klingt.
Viele Betriebe haben keine schriftliche Regelung, was im Homeoffice erlaubt ist und was nicht. Das ist eine verpasste Chance. Eine kurze Richtlinie, was erlaubte Geräte sind, wie Daten übertragen werden dürfen und welche Meldepflichten bei Vorfällen bestehen, schafft Klarheit für alle Seiten.
Solche Richtlinien müssen nicht juristisch wasserdicht formuliert sein. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter wissen, was gilt, und dass im Fall eines Vorfalls klar ist, was zu tun ist.
Die häufigste Ausgangslage: Homeoffice wurde schnell eingeführt, oft unter Druck, und funktioniert technisch irgendwie, aber niemand hat sich gefragt, ob es auch sicher ist. Zugänge, die eigentlich temporär eingerichtet wurden, sind noch aktiv. Dateifreigaben laufen über private Kanäle.
Für Betriebe aus Daun, Gerolstein, Mayen und der Region schauen wir uns das gerne an. Meistens reicht eine kurze Bestandsaufnahme, um zu sehen, wo die größten Lücken sind. Mehr zu unserem Angebot: IT-Support und laufende IT-Betreuung.
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