We digitalize your business
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Verträge ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurückschicken: Das ist in vielen Betrieben noch immer der Standard, wenn ein Dokument unterzeichnet werden muss. Es funktioniert, ist aber umständlich und langsam. Wer einen Kunden oder Lieferanten in einer anderen Stadt hat, wartet mitunter Tage auf eine Unterschrift, die in Minuten erledigt sein könnte.
Digitale Unterschriften sind seit Jahren rechtlich etabliert, und die verfügbaren Werkzeuge sind einfacher geworden. Trotzdem zögern viele kleine Betriebe, weil unklar ist, welche Art von digitaler Unterschrift für welchen Zweck rechtlich ausreicht.
Die europäische eIDAS-Verordnung, die in Deutschland unmittelbar gilt, unterscheidet drei Kategorien elektronischer Unterschriften. Diese Unterschiede sind entscheidend dafür, welche Rechtswirkung eine Unterschrift hat.
Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe. Sie umfasst alles, was darauf hinweist, dass jemand einem Dokument zugestimmt hat: ein eingescanntes Bild der Unterschrift, ein Häkchen in einem Online-Formular oder eine Bestätigung per E-Mail. Sie ist für viele alltägliche Geschäftszwecke ausreichend, aber nicht für alle.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur stellt einen Bezug zwischen Unterzeichner und Dokument her, der nachträglich nicht manipuliert werden kann. Sie erfordert, dass die Identität des Unterzeichners nachgewiesen und die Integrität des Dokuments sichergestellt ist. Diese Stufe deckt den Großteil der betrieblichen Anforderungen ab.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe. Sie hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und erfordert ein spezielles Zertifikat, das von einer akkreditierten Stelle ausgestellt wird. Sie ist erforderlich, wenn das Gesetz ausdrücklich die Schriftform vorschreibt, etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen oder notariell beurkundungspflichtigen Vorgängen.
Für die meisten betrieblichen Anwendungsfälle reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur aus: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferantenverträge, Servicevereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Bestellungen. Auch Mietverträge für Büroräume fallen in der Regel darunter, sofern keine Laufzeit über einem Jahr vereinbart wird.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist nötig, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt. Das betrifft zum Beispiel befristete Arbeitsverträge, bei denen die Befristungsabrede der Schriftform bedarf, oder Bürgschaften. Hier sollte man im Zweifel rechtlichen Rat einholen.
Einfache elektronische Signaturen genügen für informelle Dokumente, interne Freigaben oder Situationen, in denen der Nachweis der Zustimmung nachrangig ist.
Es gibt verschiedene Dienste, die den Prozess vereinfachen: Ein Dokument wird hochgeladen, Unterzeichner werden per E-Mail eingeladen, und diese können das Dokument direkt im Browser unterzeichnen. Der gesamte Prozess ist protokolliert, und nach Abschluss erhalten alle Parteien eine Kopie des signierten Dokuments.
Die Identitätsprüfung kann auf verschiedene Arten erfolgen: über eine Bestätigung per E-Mail, über SMS-Codes oder über aufwendigere Verfahren wie Video-Identifikation, je nachdem welche Signaturklasse benötigt wird.
Für viele kleine Betriebe ist bereits eine einfache Lösung ohne monatliche Gebühren für gelegentliche Nutzung ausreichend. Wer regelmäßig Dokumente signiert, profitiert von einem integrierten Workflow, bei dem Dokumente direkt aus der Bearbeitungssoftware heraus zur Unterschrift versendet werden können.
Ein digitales Dokument, das elektronisch signiert wurde, enthält in der Regel eingebettete Signaturdaten, die Zeitpunkt, Identität des Unterzeichners und Unverändertheit des Dokuments belegen. Dieses Dokument ersetzt das Papieroriginal.
Die Aufbewahrungspflichten gelten weiterhin: Ein Vertrag, der zehn Jahre aufbewahrt werden muss, muss auch in digitaler Form zehn Jahre aufbewahrt werden, auf einem System, das zehn Jahre lang zugänglich bleibt.
Es gibt Situationen, in denen eine elektronische Unterschrift nicht ausreicht oder nicht akzeptiert wird, unabhängig von der Rechtslage. Manche Geschäftspartner bestehen auf Papieroriginalien, manche Behörden akzeptieren bestimmte Formate nicht, und bei internationalem Geschäft gelten möglicherweise andere Rechtsnormen.
Der pragmatische Umgang: Digitale Unterschriften dort einsetzen, wo der Prozess reibungslos funktioniert und der Geschäftspartner mitmacht. Für Ausnahmen bleibt das Papier.
Für Betriebe, die häufig Angebote, Auftragsbestätigungen oder Serviceverträge unterzeichnen lassen, ist der Wechsel zu digitalen Unterschriften oft ein schneller Gewinn: weniger Hin-und-Her, weniger Verzögerungen, weniger Druckkosten. Wir helfen dabei, den passenden Prozess einzurichten. Mehr zu unserem Angebot: IT-Beratung und Digitalisierung.
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